Oulook te traga tu disco duro


Hay un glotón que está consumiendo el espacio de su disco duro. Outlook registra sus mensajes de correo electrónico, citas, contactos y notas en un archivo de datos .pst que crece continuamente. A medida que el archivo se expande, devora una gran cantidad de espacio en el disco duro.





La solución está en archivar los datos de Outlook. La función AutoArchive en Outlook 2000 y 2002 mueve automáticamente sus artículos viejos a un archivo .pst. Antes de activar el archivado automático, ajuste su configuración predeterminada: Escoja Herramientas•Opciones•Otra, pulse el botón AutoArchive y modifique la configuración que encuentra allí según sus preferencias. A continuación, escoja Ver•Lista de carpetas y decida cuáles carpetas quisiera archivar a diferencia del método predeterminado (por ejemplo, pudiera dejar su carpeta de Notas sin archivar). Pulse el botón derecho en cada una de estas carpetas, escoja Propiedades, pulse la ficha AutoArchive y modifique la configuración como prefiera. Por último, seleccione Archivo•Archivar, seleccione Archivar todas las carpetas según su configuración de AutoArchive y pulse Aceptar. Esto comenzará el proceso de AutoArchive inmediatamente, por eso es importante establecer primero el método predeterminado y las configuraciones individuales de carpeta.


También se pueden mover los datos manualmente. Por lo general, se dejan los últimos 9 a 12 meses de correo electrónico sin archivar y entonces se guarda todo hasta una fecha determinada en un solo archivo con un nombre que pueda recordar, como “Archivos Outlook 2001.pst.” Para hacerlo, pulse Archivo•Archivar, seleccione Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas, escoja la carpeta a archivar (si selecciona el nivel superior --Carpetas personales-- incluirá todo lo que Outlook sabe cómo archivar), seleccione la última fecha de los elementos que quiere guardar y escoja la ubicación del archivo. Pulse Aceptar para comenzar el proceso de archivado.


El paso final es comprimir el archivo .pst original para recuperar el espacio usado por los artículos archivados. En Outlook 2002, escoja Archivo•Administración de archivos de datos, seleccione el archivo de Carpetas personales en la lista de archivos de datos, pulse el botón de Configuración y escoja el botón de Compactar ahora. En Outlook 2000, pulse el botón derecho sobre Carpetas personales, seleccione Propiedades para “Carpetas personales” y pulse Avanzado, seguido por Compactar ahora.


Si luego necesita ver un mensaje u otro artículo que ha archivado, simplemente escoja Archivo•Abrir•Archivo de datos de Outlook (en Outlook 2002) o Archivo• Abrir•Archivo de carpetas personales (.pst) (en Outlook 2000); entonces navegue al archivo que creó y púlselo dos veces. Podrá ver el contenido del archivo así como el contenido de cualquier otra carpeta e incluso arrastrar y soltar elementos del archivo nuevamente a sus Carpetas personales.

Fuente: PCWorld

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